Dönüşüm Ofisi Kurmak



Dönüşüm Ofisi Kurmak

Niyet, Yapı ve Yetkinlikleri Tanımlayın

Bize dayatılan değişimin hacmi, hızı ve karmaşıklığı, dönüşümden kaçınmak için çok az yer bırakır. Değişmeyen tek şey değişimdir ve bu değişime karşı koymanın tek yolu kendimizi ve kurumlarımızı dönüştürmektir. “Dönüşüm Planı” başlıklı bu makale dizisinde, bir kuruluş için mevcut olan çeşitli dönüşüm araçlarını keşfediyor ve bunları nasıl etkinleştireceğinize dair pratik ipuçları ve araçlar sunuyoruz. Bu makale, bir dönüşüm ofisinin rolünü tanımlar ve kuruluşunuz için bir ofis oluştururken keşfedebileceğiniz denenmiş ve test edilmiş 3 taktik sunar.

Dönüşüm Ofisinin Rolü Nedir ve Neden Önemlidir?

Bir dönüşüm ofisi, kuruluşa dönüşüm yolculuğunda rehberlik eder ve değer sunan yeni işletim modelinde kültür değişiminin kalıcı olmasını sağlar. Ofisin rolü, liderlik açısından hem lider hem de tekrarlayıcıdır. Göre McKinseydönüşüm yolculuğundaki engelleri sürekli olarak tanımlayıp çözerek, çeşitli pilotlar ve girişimler arasındaki noktaları birleştirerek ve açık ve şeffaf iletişimde örnek teşkil ederek liderlik ederek kültür değişikliğinin kuruluş genelinde kalıcı olmasını sağladığı için dönüşüm ofisinin rolü çok önemlidir.

Amacı Tanımlayın

Bir dönüşüm ofisi inşa etmenin ilk adımı, ofisin amacını ve dönüşüm çabasının kendisini tanımlamak ve tanımlamaktır. Burada, bir program ofisini bir dönüşüm ofisinden netleştirmek ve ayırt etmek önemlidir. Göre AccentureGeleneksel Program Yönetim Ofisi (PYO) zaman ve programa odaklanırken, dönüşüm ofisi bunun ötesine geçerek kültür değişikliğine, dönüşümü ölçeklendirmeye ve dönüşümü sürdürmesi için kurumu güçlendirmeye ve ilham vermeye odaklanır. McKinsey dönüşüm ofisinin bir program ofisinden farklı olduğu ve bir kuruluşa değer sunduğu altı yolu özetliyor:

  1. Tüm çabaları kapsayıcı kurumsal stratejik planla uyumlu hale getiren çeşitli girişimler, pilot uygulamalar ve projeler arasında bağlantı dokusu görevi görerek çevikliği kuruluş genelinde ölçeklendirmeye odaklanır;
  2. İnsan Kaynakları ve Öğrenme ve Gelişim gibi diğer departmanlarla işbirliği içinde, kuruluşun yenilik yetkinlik modeli gibi ilgili kalması için ihtiyaç duyduğu gerekli becerilere ilişkin bir yetkinlik modeli oluşturmak için çabalara öncülük eder;
  3. İyi yapılandırılmış bir iletişim stratejisi aracılığıyla dönüşüm değeri, faydaları ve hedeflerini ilham verme ve teşvik etmede dönüşüm ofisi ekip üyelerinin örnek teşkil ettiği organizasyon için kültür değişikliği şampiyonu olarak hizmet eder;
  4. Kıdemli liderlere dönüşüm çabalarına odaklanmaları ve dönüşümün organizasyonun başarmasına yardımcı olmayı arzuladığı davranışlara rol model olmaları için koçluk yapar;
  5. Kaynakların en yüksek stratejik önceliklere doğru akıllıca tahsis edilmesini sağlamak için çeşitli girişimler ve pilot uygulamalar arasındaki karşılıklı bağımlılıkları ortaya çıkarır ve yönetir ve çakışmaları en aza indirir;
  6. Dönüşüm sırasında ortaya çıkan en iyi uygulamaları tanımlar, kodlar ve iletir, böylece kuruluş bunları işletme genelinde gerektiği gibi kullanabilir ve ölçeklendirebilir.

Organizasyonel liderlik ve C-suite’in, dönüşüm ofisinin amacını tanımlarken altı unsurun hepsi değilse de hangilerinin benimseneceğine ve uyarlanacağına karar vermesi gerekecektir.

Raporlama Yapısını Belirleyin

Organizasyonel liderlik, dönüşüm ofisinin amacını açıkladıktan sonra, bir sonraki adım raporlama yapısını tanımlamaktır. En başarılı kullanım durumlarında, ofis doğrudan CEO’ya veya CFO veya COO dahil C-suite’in bir üyesine rapor verir. Örgütsel yapı esastır, çünkü C-suite’in dönüşümün kendisinin kritikliğini nasıl gördüğünü ve bunun kuruluşta “içinde mi” yoksa “sürekli mi” olduğunu vurgular. Dönüşüm ofisi, tümü dönüşümün değerlerini bünyesinde barındıran ve dönüşüm çabalarını uygulayan iş liderlerine ve ekiplere ekip üyesi olarak hizmet veren çevik koçları, kültür ve organizasyonel değişim uzmanlarını ve iletişim uzmanlarını içerebilir.

Temel Yetkinlikleri, Rolleri ve Sorumlulukları Belirleyin

Accenture’a göre dönüşüm ofisi, organizasyonel dönüşüm çabalarına 360 derecelik bir bakış açısı sağlıyor ve C-suite’ten küçük bireysel katılımcılara kadar organizasyondaki herkesin dönüşümün hedefini ve çabalarını benimsemesini ve ifade etmesini sağlıyor. Ofis, kuruluş genelinde dönüşüm çabalarının ilerleyişini tanımlar, tasarlar, gerçekleştirmeye yardımcı olur ve ölçer.

Bir dönüşüm ofisi kurmak için gereken temel yetkinlikler arasında organizasyonel değişim, kurumsal mimari, sistem düşüncesi, program yönetimi, iletişim ve veri analitiği yer alır. Organizasyonel değişim yetenekleri, ofisin, yolculuk zorlaştığında bile dönüşüm çabalarında kalmalarını sağlamak için liderlere rehberlik etmesini ve koçluk yapmasını sağlayacaktır. Kurumsal mimari ve sistem düşünme becerileri, ofis ekibinin pilot uygulamalar ve girişimler arasındaki noktaları birleştirebilmesi, darboğazları ve çakışmaları tam olarak belirleyebilmesi ve bunları kuruluş genelinde gidermeye yardımcı olabilmesi için sahip olması önemlidir. Program yönetimi becerileri, program ofisinin çeşitli dönüşüm çabalarını yönetmesini, desteklemesini ve yönlendirmesini sağladığı ve uygulama ekiplerinin noktaları birleştirmesine yardımcı olduğu için kritik öneme sahiptir. İletişim becerileri, dönüşüm ofisi ekibinin dönüşümün ilerleyişini iletebilmesi, noktaları birleştirebilmesi, küçük ve büyük kazanımları vurgulayabilmesi, başarısızlıkları kucaklayabilmesi ve dönüşüm yorgunluğu tezahür etmeye başladığında organizasyonu ilham alabilmesi için sahip olması zorunludur. Ve son olarak, veri analitiği becerileri ofis için temel teşkil eder çünkü ofisin kurumsal dönüşüm çabalarının sürecini, yönetişimini ve ilerlemesini gösteren verileri tanımlamasını, tanımlamasını, toplamasını ve raporlamasını sağlar.

Çözüm

Başarılı bir dönüşüm ofisi kurmak, karmaşık ve zaman alan bir girişimdir. Ofis, doğru yapıldığında, kültür değişikliğinin kalıcı olmasını ve kuruluşun yeni bir operasyonel modele geçmesini sağlayarak bir kuruluşun dönüşüm çabalarına önemli bir değer katabilir. Kuruluşa sürekli değer katacak bir ofisi başarılı bir şekilde kurmanın 3 ana adımı, ofisin amacını açıklamak, raporlama yapısını belirlemek ve dönüşüm ofisi lideri ve ekibinin yetkinliklerini, rollerini ve sorumluluklarını tanımlamaktır. Ofisi kurmanın tüm adımlarını bir arada tutan yapıştırıcı, kuruluş genelinde açık ve tutarlı iletişim yoluyla dönüşüm çabalarını ve son durum davranışlarını savunan kuruluş liderlerinden oluşur.


Kaynak : https://elearningindustry.com/transformation-blueprint-setting-up-a-transformation-office

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir