İş Video Konferans Yazılımı RFP: 8 Önemli İpucu


Kazanan Bir İş Video Konferans Yazılımı RFP Taslağı İçin İpuçları

Satıcılar fiyatlandırma planlarını zaten çevrimiçi olarak listelerken neden bir iş video konferans yazılımı Teklif Talebi (RFP) oluşturmalısınız? Kısa cevap, isteklerin size özel teklifler sağlaması ve en iyi seçenekleri karşılaştırmayı kolaylaştırmasıdır. Tüm satın alma gereksinimlerinizi ve beklentilerinizi vurgularsınız, ardından yazılım sağlayıcılar, kurulum maliyetlerinden destek hizmetlerine kadar her şeyi kapsayan teklifler gönderir; bu, yetersiz kalan platformları filtrelemenize ve L&D önceliklerinize göre daha hedefli bir kısa liste oluşturmanıza yardımcı olur. Peki, RFP’nize neleri dahil etmelisiniz ve satıcıları nasıl takip edeceksiniz?

Kazanan Bir Kurumsal Video Konferans RFP’si Yazmak İçin 8 İpucu

1. Yazılım Uygulama Kapsamını Belirleyin

Kuruluşunuzda video konferans yazılımını nasıl kullanacaksınız? Hangi belirli zorlukları ele almanıza yardımcı olmalı? Ne kadar çabuk uygulamaya ihtiyacınız var? Bunların tümü, RFP girişinizde yanıtlanması gereken sorulardır. İlk bölüm, tüm temel uygulama ayrıntılarını ve proje kapsamını kapsamalıdır, böylece satıcılar, ürünlerinin sizin L&D önceliklerinizle nasıl ilişkili olduğunu veya hatta devam edip etmediğini bilir. Örneğin, KOBİ istemcilerine odaklandıkları için yazılımları büyük kuruluşunuz için mükemmel olmayabilir.

2. Bütçenizi Netleştirin

Tüm kartları masaya yatırmanıza ve onlara harcama limitinizi söylemenize gerek yok. Lisanslama için veya kullanıcı başına ne kadar ayırabileceğinize dair bir tahminde bulunmanız yeterlidir. Örneğin, bir kerelik lisanslama veya aylık abonelikler için X tutarı harcamaya hazırsınız. Bu, fiyat noktanızın dışında oldukları için belirli satıcıları yarasadan hemen ortadan kaldırabilir. Ya da belki de kurulum maliyetleri sınırlar içinde olsa bile bütçenizi aşan sürekli bakım ücretleri talep ediyorlar.

3. Satıcı Desteği Beklentilerini Vurgulayın

RFP’nin bir sonraki bölümü satıcı desteği ve müşteri eğitimine ayrılmıştır. Yazılımlarını satın aldıktan sonra satıcıdan ne bekliyorsunuz? Öğrenme eğrisini ortadan kaldırmak için bire bir desteğe mi ihtiyacınız var? Geniş bir bilgi tabanı veya aktif kullanıcı topluluğu sunan satıcılar mı arıyorsunuz? Bu hizmetler için fazladan ödeme yapmak ister misiniz yoksa bunlar taban fiyata dahil edilmeli mi? Yazılım şirketlerini, RFP’nizde yer almasa bile tüm destek ve eğitim seçeneklerini teklifte listelemeye teşvik edebilirsiniz.

4. Temel Özellikleri Dahil Edin

Burası, kurumsal video konferansta ihtiyacınız olan tüm olmazsa olmaz özelliklerin listelendiği yerdir. Fiyatlandırmayı etkilemediği sürece sahip olmak istediğiniz özelliklerden bile bahsedebilirsiniz. Satıcılar tipik olarak tüm göze çarpan satış noktalarıyla yanıt verir, ancak RFP onları doğru yöne yönlendirir. Web sitelerindeki her özelliği vurgulamak yerine işletmeniz için en önemli olan işlevlere odaklanabilirler.

5. Teknik Özellikleri Belirtin

Video konferans araçları için tüm teknik özellikleri ve donanım gereksinimlerini araştırmanıza gerek yok. Ancak, hangi tarayıcıları ve cihazları desteklemeniz gerektiğinin yanı sıra uyumlu bir araç bulmak için kendi yazılım paketiniz hakkında temel bir anlayışa sahip olmanız gerekir. Diğer bir seçenek de işi basit tutmak ve satıcıları çalışanlarınızın tercihlerine ve mevcut yazılım kurulumuna dayalı teknik özellikler sağlamaya teşvik etmektir.

6. Satıcıların Değerlendirme Kriterlerinizi Bildirin

Satıcılar, tekliflerini sunduklarında nasıl değerlendirileceklerini bilmelidirler. L&D sorunlu noktalarınızı ele almak için hangi temel unsurları arıyorsunuz ve hangi sistemi kullanıyorsunuz? Örneğin, kullanılabilirlikten müşteri eğitimine kadar bu on maddeyi içeren bir puanlama yönteminiz var. Sağlayıcılar, son kesintiyi yaptıklarından emin olmak için yanlış iddialarda bulunmamalıdır. Ancak değerlendirme kriterleri, hangi özelliklerin hedeflerinize uygun olduğunu tahmin etmeye çalışmak yerine doğrudan konuya girebildikleri için süreci kolaylaştıran teklifler oluşturmalarına yardımcı olur.

7. Takip ve son tarihlerden bahsedin

Anketleri en iyi seçeneklere göndermeyi planlıyor musunuz? Nihai kararınızı vermeden önce bir toplantı için hazırlanmaları gerekiyor mu? Doğru aracı zamanında seçebilmeniz için tekliflerini ne zaman almayı düşünüyorsunuz? Satıcılara önceden haber vermek için bir son tarih, iletişim bilgileri ve takip talimatları ekleyin. Bu şekilde, yanıtınızı ne zaman bekleyeceklerini ve herhangi bir ek adım gerekip gerekmediğini bilirler. Birinci sınıf sağlayıcılar, sorularınızı veya endişelerinizi gidermek için sizinle sohbet etmeye hazırdır.

8. Ekibinizle Teklifleri İnceleyin

İnceleme sürecini başlatmak için tüm tekliflerin elinizde olmasını beklemek en iyisidir. Bu şekilde, herkese yanıtlarını gönderme ve değerlendirilme şansı verirsiniz. Örneğin, bir teklif gönderen ve diğerlerini zor durumda bırakan ilk video konferans sistemine yatırım yapmak istemezsiniz, çünkü onlar yanıtlamak ve özel bir fiyat teklifi vermek için zaman harcadılar. Ayrıca ekibinizden girdi istemelisiniz. Onlara bir kontrol listesi veya puan cetveli verin, ardından bir yuvarlak masa toplantısı düzenleyin. Ayrıca her çalışandan farklı bir platformu test etmesini ve ardından rapor vermesini isteyebilirsiniz.

Çözüm

Bir iş video konferans yazılımı RFP’sinin anahtarı, takibi takip etmektir. Daha fazla soru sormak veya daha fazla bilgi talep etmek için bile kriterlerinize uyan satıcılara ulaşın. Örneğin, ücretsiz denemeyi tamamladıktan sonra endişelerinizi tartışmak veya yazılım yatırım getirisini artırabilecek eklentiler ve entegrasyonlar hakkında bilgi almak için bir kurumsal video konferans sohbeti kurun. Çoğu şirketin, tüm satış noktalarını ve bunların L&D sorunlu noktalarınızla nasıl bağlantılı olduğunu vurgulayabilen bir satış temsilcisi vardır.

e-Kitap Sürümü: Performans Geliştirme Grubu

Performans Geliştirme Grubu

İnsanları işlerini daha iyi hale getirme konusunda daha iyi hale getiriyoruz.


Kaynak : https://elearningindustry.com/how-to-create-a-results-driven-business-video-conferencing-software-rfp

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir