İşe Alım Otomasyonu: Nasıl Çalıştırılır?

İşe Alım Otomasyonu Hakkında İhtiyacınız Olan Tüm Bilgiler

Kurumsal ailenize yeni üyeler katmaya karar verdiniz, ancak alışma süreci uzun ve yorucu olabilir. Neyse ki, işe alım otomasyonu, doğru yazılımla tamamen otomatik hale getirilebildikleri için evrak yönetimi, eğitim ve oryantasyon gibi görevlerin üstesinden gelmenize yardımcı olabilir. Terime daha fazla dalalım ve hem şirkete hem de çalışanlara nasıl fayda sağladığını görelim.

Yerleştirme Seçenekleri: Manuel Vs. otomatik

Otomatik katılımın ne olduğunu kısaca ele aldığımıza göre, neden manuele göre tercih edildiğini ayrıntılı olarak açıklamamız gerekiyor. Başlangıç ​​olarak, manuel çalışan işe alımı, yeni işe alınan kişi ve şirketiniz için çok sayıda soruna neden olabilir. Birincil sorun, İK personelinin evrak işlerini tamamlamasını ve diğer lojistik görevleri yönetmesini gerektiren zaman alan bir süreç olmasıdır. Bu, odak noktalarını çalışan yönetimi ve gelişimi gibi daha stratejik faaliyetlerden uzaklaştırır. Daha sonra, insan hatası riski daha yüksek olduğundan, manuel katılım tutarsızlıklara ve kaçırılan son tarihlere veya tamamlanmamış görevlere yol açabilir. Ayrıca, çalışanların kafası karışmış ve hüsrana uğramış olmasına yol açan ve şirketinizin itibarını zedeleyen yanlış iletişim tehlikesi de vardır. Yeni çalışanlar kuruluşunuzla bağlantısının koptuğunu hissettiğinden, yukarıdakilerin tümü daha yüksek devir oranlarına katkıda bulunabilir.

Çalışan İşe Alımı Nasıl Otomatikleştirilir?

İK Bilgi Sistemi (HRIS)

Bir HRIS, İK personelinizin zamanının çoğunu alan, işe alımla ilgili idari görevlerin çoğunu genellikle otomatikleştiren bir platformdur. İK ekibinizin çalışan verilerini yönetmesine, evrak işlerini tamamlamasına ve toplantıları veya eğitim oturumlarını kolaylıkla planlamasına olanak tanır. Ayrıca ekip, sürecin şirketin kültürüyle uyumlu olduğundan emin olurken her yeni işe alınan kişinin ihtiyaçları için kişiselleştirilmiş işe alım kontrol listeleri ve iş akışları oluşturabilir.

Öğrenme Yönetim Sistemi

Çalışan işe alım sürecinin eğitim ve gelişim bileşenlerini otomatikleştirmek ve böylece etkinliğini artırmak için bir Öğrenme Yönetim Sistemi (LMS) kullanılabilir. Spesifik olarak, bir LMS, tüm eğitim ve geliştirme faaliyetleri için merkezi bir konum sağlar ve eğitim oturumlarının kaçırılma olasılığını azaltır. Ek olarak, tüm çalışanlar aynı eğitim içeriğini alacağı için tutarlılığı artırabilir. Çoğu LMS, çalışanların ilerlemesini takip etme özelliğine sahiptir ve İK ekibinizin sürecin etkinliğini değerlendirmesine olanak tanır.

Sanal Katılım Platformu

Yeni işe alınanlarla önemli bilgileri ve şirket politikalarını paylaşmak gibi işe alım öncesi etkinlikler için sanal bir işe alım platformu kullanılabilir. Platform ayrıca, yeni üyenin sanal turlar veya diğer çalışanlarla işbirliği yoluyla uyum sağlamasına ve ortama alışmasına yardımcı olmak için sanal bir işe alım arkadaşı atayabilir. En önemlisi, İK ekibinize süreci her adımda değerlendirme ve geri bildirimde bulunma şansı sunar.

Evrak İşleme Yazılımı ve Dijital Formlar

Çoğu işe alım programında belgeler ve evrak işleri için bir özellik bulunsa da, bu amaç için ayrı bir yazılıma sahip olmak faydalı olabilir. Bu platformlar, yeni işe aldığınız kişilerin belgeleri dijital olarak imzalamasını sağlayarak süreci kolaylaştırır. Ayrıca evrak koleksiyonunun durumunu izleyebilir ve son tarihler için hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Öte yandan, dijital formlar yeni çalışan verilerini toplar ve saklar. Bu, iletişim bilgilerini ve acil durum iletişim bilgilerini içerebilir. Formlar, bu özellik sayesinde çevrimiçi olarak veya bir onboarding otomasyon platformu aracılığıyla doldurulur, böylece bilgiler merkezi bir konumda saklanır, bu da fiziksel evrak ihtiyacını azaltır ve erişilebilirliği artırır.

Otomatik İş Akışları

Otomatikleştirilmiş iş akışları, işe alım sürecindeki her adımı otomatikleştirebilir. Herhangi bir önemli ayrıntıyı gözden kaçırmadan İK personelinize her adımda rehberlik edecek otomatik bir iş akışı olarak yeni bir işe alım kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Ayrıca işe alım sırasında çalışanlara göndermek için hatırlatıcılar oluşturabilir ve verileri daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. İdeal olarak, her etkinliği sorunsuz bir şekilde izlemenizi sağlamak için bunları diğer sistemlerle entegre edebilmeniz gerekir.

Otomatik Yerleştirme Sürecinin Artıları Nelerdir?

Doğruluk ve Tutarlılık

Katılım süreçlerini otomatikleştirmek, veri girişindeki hataları ve tutarsızlıkları azaltabilir. Bu sayede daha doğru ve güvenilir bilgilere ulaşılır. Ayrıca, yeni çalışanların özgeçmiş kontrolleri, uyuşturucu testi ve referans kontrolleri gibi önemli görevler kolayca kolaylaştırılabilir. Sonuç olarak, bu, her yeni üye için tutarlı bir katılım deneyimi yaratır ve işe alma süresini azaltır.

uyma

Otomasyon, birçok yasal ve düzenleyici gereksinimle uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olabilir. Maliyetli para cezaları ve cezalardan veya yasal yükümlülüklerden kaçınmak için şirketiniz için uyumluluk kritik öneme sahiptir. Örneğin, işe alım platformunuz, yasal formların ve belgelerin en son sürümlerine erişim sağlayabilir. Ayrıca, eşit istihdam fırsatları, ayrımcılıkla mücadele ve işyeri güvenliği ile ilgili istihdam yasaları ve düzenlemelerine uymanıza yardımcı olacaktır.

Geliştirilmiş Etkileşim

Otomatikleştirilmiş süreç ilgi çekici ve etkileşimli bir işe alım deneyimi yaratacağından, çalışanlar iş yerlerine ve iş arkadaşlarına daha bağlı hissedecekler. Ayrıca işe alıştırma otomasyonu, yeni işe alınanların rollerini ve yaptıkları işin şirketin genel hedeflerine ve başarısına nasıl katkıda bulunduğunu daha iyi anlamalarına yardımcı olacaktır. Yeni çalışanlarınız, üretkenliği artırmak ve şirketinizin daha iyi sonuçlar elde etmesine yardımcı olmak için geri bildirim ve işbirliği fırsatlarına sahip olacak.

Tasarruf

Onboarding otomasyonu, faaliyetler için gereken manuel çalışma miktarını azaltarak zamandan tasarruf sağlar, böylece İK personelinizin daha önemli şeylere konsantre olmasını sağlar. Ayrıca, şirketiniz yeni işe alınanlara kolaylaştırılmış ve kişiselleştirilmiş bir onboarding deneyimi sunarak, düşük devir oranı sağlar ve böylece yeni işe alınan eğitim maliyetlerini düşürür.

Geliştirilmiş Veri Analitiği

Tamamlama oranları veya çalışan memnuniyeti gibi işe alım süreciyle ilgili verilerin toplanması, şirketinizin programınızın etkinliği hakkında fikir edinmesine ve iyileştirme alanlarını belirlemesine yardımcı olabilir. Benzer şekilde, yeni işe alınan üretkenlik ve performansla ilgili metrikleri izleyebilir ve analiz edebilirsiniz.

Daha Hızlı Katılım

Otomatik işe alım, zaman alan ve hatalara açık olabilen manuel veri girişi ve evrak işlerini ortadan kaldırarak tüm süreci hızlandırır. Otomatik katılım, yeni işe alınanların önemli görevleri veya son teslim tarihlerini kaçırmamasını sağlayan self servis portalları ve önceden oluşturulmuş iş akışlarını da içerir.

Şirket Kültürünün Daha İyi Anlaşılması

Yeni işe alınanlar, tüm bilgi ve kaynaklara anında erişilebildiğinden, kuruluşunuzdaki yerlerinden daha emin ve daha bağlı hissederler. Diğer iş arkadaşlarıyla işbirliği yaparak kendilerini rahat hissedecekler ve daha çabuk uyum sağlamak için şirketin kültürü ve uygulamaları hakkında daha fazla şey öğrenecekler.

Azaltılmış Stres

Sürekli destek ve kullanıcı dostu bir katılım platformu ile otomatikleştirilmiş ve anlaşılır bir katılım süreci, stresi azaltabilir. Ayrıca, formları doldurmak gibi idari görevlerin otomatikleştirilmesi, yeni işe alınanların kendilerini rollerine daha iyi hazırlayan daha önemli ve anlamlı görevlere odaklanmasına yardımcı olur.

Başarılı Onboarding Otomasyonu İçin En İyi Uygulamalar

Hedefleri ve Hedefleri Belirleyin

İlk katılım programınızla neyi başarmayı umuyorsunuz? Verimliliği artırmak, etkileşimi artırmak, ciroyu azaltmak veya uyumluluğu sağlamak mı istiyorsunuz? Bu soruların cevapları, maliyetleri düşürürken sonuçları iyileştirmenize de olanak sağlayacaktır. Aynı zamanda, sürecinizin şirket hedeflerinizle uyumlu olduğundan ve onları desteklediğinden emin olmanız gerekir. Son olarak, karşılaşabileceğiniz zorlukları tanımlayın ve otomasyonun bunları nasıl çözebileceğini belirleyin.

Net Bir Plan Oluşturun

Bir oryantasyon planı, yeni çalışanları işteki ilk günlerinden şirkete tam entegrasyonlarına kadar karşılama ile ilgili adımları özetler. Genellikle, işe alım sürecinde yer alan herkesin ne yapılması gerektiğinin ve ne zaman yapılması gerektiğinin farkında olmasını sağlamak için ayrıntılı bir zaman çizelgesi içerir. Planınız, her bir formun nasıl doldurulacağına ve nereye gönderileceğine ilişkin talimatların yanı sıra gerekli evrakları da içermelidir. Ayrıca, yeni işe alımlarınızın süreç boyunca bilgilendirilebilmesi için bir iletişim planı tutun. Otomatikleştireceğiniz süreç hakkında net bir görüşe sahip olmak, hedeflerinizi tehlikeye atabilecek kafa karışıklığını, gecikmeleri ve hataları azaltır.

İlgi Çekici Hale Getirin

Videolar, resimler ve oyunlar gibi multimedya öğelerini birleştirmek, yeni ekip üyelerinizi ilk günden itibaren dahil etmenize yardımcı olabilir. İçeriğiniz ayrıca etkileşimli olmalı, tercihen yeni işe alınanları motive etmek için bir ödül sistemi olmalıdır. Ayrıca, gerekli tüm kaynaklarla birlikte net talimatlar ve beklentiler belirleyin. Bunlar arasında bir dijital kitaplık, sektör raporları veya vaka çalışmaları yer alabilir.

Yeni İşe Alınanlara Mentor Atayın

İK ekibiniz, otomatik olsa bile her süreci izleyemez. Otomasyon yazılımını kontrol ederek ilerlemelerini izlemekten sorumlu olacak her yeni işe bir mentor atayın. Artı, yeni çalışanlar, soruları veya endişeleri için yanlarında her zaman başvuracakları biri olacağını bilecekler. Mentor aynı rolde deneyimli olmalı ve aktif olarak dinlemeyi, yapıcı geri bildirim sağlamayı ve bireysel hedef belirlemede yardımcı olmayı bilmelidir.

Kaldıraç Teknolojisi

Sohbet botları veya Sanal Gerçeklik (VR) gibi dikkate alınması gereken daha fazla otomasyon aracı vardır. Örneğin, sohbet robotları, yeni işe aldığınız kişilere ihtiyaç duydukları anda yardımcı olmak için bir SSS sistemi olarak kullanılabilir. Sık sorulan soruları yanıtlamak ve ilgili kaynaklara bağlantılar sağlamak için programlanabilirler. Ayrıca, sohbet robotları toplantılar ve randevular düzenleyebilir, böylece katılım sürecine dahil olan herkes yolunda gider.

Süreci Tutarlı Hale Getirin

Tutarlılığı sağlamak için, her görevden kimin sorumlu olduğunu ve tamamlanma zaman çizelgesini ana hatlarıyla belirtmek için standart işletim prosedürleri geliştirin. Ayrıca, yeni işe alınanlara prosedür sırasında neler bekleyecekleri konusunda net bir iletişim sağlayın. Bununla birlikte, tutarlılığın en önemli kısmı, tüm yeni çalışanlarınızın genel olarak aynı işe alım deneyimini almasını sağlamak için merkezi bir işe alım platformu kullanmaktır.

Sonuçları Ölçün ve Analiz Edin

Anahtar Performans Göstergelerinin (KPI’lar) oluşturulması, kuruluşların işe alım süreçlerinin başarısını takip etmelerine ve ölçmelerine yardımcı olabilir. KPI’lar üretkenlik, elde tutma oranları ve memnuniyet puanları gibi ölçümleri içerebilir. Ardından, görevlerin ve formların tamamlanmasını, tüm süreci tamamlama süresini ve yeni işe alınanların başarı oranlarını izlemek için veri analitiği araçlarını kullanın. Bu sayede geliştirmeniz gerekenleri görebilir ve gerekli değişiklikleri hemen yapabilirsiniz.

Yeni İşe Alınanlardan Geri Bildirim Toplayın

Yeni çalışanlarınızdan geri bildirim toplamak için anketleri ve anketleri kullanın. Bu, dijital olarak (çevrimiçi bir platform veya e-posta yoluyla) veya şahsen yapılabilir. Anketler, iletişimin netliği, eğitimin kalitesi ve genel deneyim hakkında sorular içerebilir. Ayrıca yöneticiler veya İK temsilcileriyle bire bir toplantılar yaparak içgörüler toplayabilirsiniz. Yeni işe alınanlarınıza, nelerin iyi gittiği veya nelerin iyileştirilebileceği de dahil olmak üzere süreçle ilgili sorular sorun. Son olarak, yeni işe alınanlarınızın nasıl ilerlediğini görmek ve performanslarını iyileştirmek için ek eğitime ihtiyaç duyup duymadıklarını ölçmek için sık sık kontroller ve takipler yapın.

Çözüm

Başarılı işe alım otomasyonu üretkenliği ve çalışan memnuniyetini artırmaya yardımcı olur. Bu en iyi uygulamaları takip ederek, genel işe alım deneyimini iyileştirebilir ve yeni işe alımları başarıya hazırlayabilirsiniz. Teknolojide devam eden ilerlemelerle, İK ve L&D departmanlarınız da dahil olmak üzere ekibin her üyesi için sorunsuz bir geçiş sağlamak için her şirketin çalışanlarının işe alım sürecini otomatikleştirmeye öncelik vermesi gerekir. Son olarak, satıcıları değerlendirmek ve yeni işe alım eğitim programlarınız için doğru aracı bulmak için en iyi onboarding LMS platformları listemize göz atın.