Yeni Yöneticiler İçin En İyi 7 e-Öğrenim Proje Yönetimi İpuçları


Yeni Proje Yöneticileri: İyi Bir Başlangıç ​​Anahtardır

Bir araştırma, PM’lerin %59’unun aynı anda 2 ila 5 projeyi yönettiğini ve PM’lerin %15’inin aynı anda 10’dan fazla projeyi yönettiğini gösteriyor. [1]. Bu son derece zorlu ve kazançlı alanda proje yöneticisi olarak yeni başladıysanız, bu rakamlar sizi endişelendirebilir. Endişelenme, aynı anda hem heyecanlı hem de gergin olmak sorun değil.

Yeni başlayan bir proje yöneticisi olarak, ilk projenizi yönetmek bunaltıcı olabilir. Farklı geçmişlere sahip bireylerden oluşan bir ekiple sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmalı ve ortak hedeflere ulaşmak için ortak çabalarını yönlendirmelisiniz. Artık teorik bilgi ile pratik deneyim arasındaki büyük farkı anlıyorsunuz.

Sınıflarda, çevrimiçi kurslarda ve kitaplarda edindiğiniz tüm bilgiler, gerçek dünyadaki ilk proje yönetimi deneyiminiz karşısında arka planda kalır. Güçlü bir ilk izlenim bırakmak için sabırsızlanıyorsunuz, ancak proje yönetimi konusunda deneyiminiz veya pratik bilginiz yok. Hataları minimumda tutarken bu yeni rolü mümkün olan en verimli şekilde nasıl yürütmelisiniz?

Yeni proje yöneticilerinin yeni projeleri etkili bir şekilde ele almalarına yardımcı olmak için denenmiş ve test edilmiş bazı proje yönetimi ipuçlarını listeledim, eksi gereksiz stres ve endişe. Başlayalım.

Yeni Başlayanlar İçin Proje Yönetiminde Başarılı Olmak İçin Kanıtlanmış 7 İpucu

1. “Bay Her Şeyi Bilen” Olmayın

Proje yöneticisi olmak, bu geniş, dinamik alan hakkında her şeyi bilmek, özellikle de kedinizde ilk elden sıfır deneyime sahip olmak anlamına gelmez. İlk seferde %100 doğru yapamayacağınızı unutmayın, bu nedenle soru sormaktan ve başkalarından öneriler almaktan çekinmeyin.

Pek çok proje yöneticisinin aşırı özgüvenli görünmeye çalıştığını ve her şeyi bildiklerini düşündükleri için işleri zorlaştırdığını gördüm. Bu cahil davranış, proje ekibinizde kızgınlık yaratır. Bu nedenle, bunu, insanları bilgilerini paylaşmaya davet edebileceğiniz bir “öğrenme” aşaması olarak görmek sizin (ve ekibin) yararınadır.

2. Proje Kapsamını Tanımlayın

Ortalama bir proje kapsamın 4 resmi versiyonundan geçtiğinden, yeni proje yöneticileri proje kapsamını başlangıçta tanımlamalıdır. Somut hedefler ve açıkça tanımlanmış bir proje kapsamı olmadan, devam eden değişiklikler veya proje çıktılarının kontrolsüz genişlemesi nedeniyle proje sürünmesi meydana gelebilir.

Proje kapsamı aşağıdaki gibi özellikleri içermelidir:

  • Belirli proje hedefleri
  • Yapılması gereken teslimatlar
  • son tarihler
  • Tamamlanması gereken görevler ve atananların
  • Her teslimat için kilometre taşları
  • Proje için tahmini maliyetler

Aşırı kapsam kayması, birçok projenin belirlenen bütçeyi aşması ve sürekli değişen teslimatlar nedeniyle son teslim tarihlerini kaçırması nedeniyle başarısız olmasının ana nedenidir.

3. En İyi Proje Yönetim Yazılımını Kullanın

Bu çok kolay. Yeni proje yöneticileri, hız, verimlilik ve esneklik ile karakterize edilen bu dijital çağda yönetim ve ekip işbirliği yazılımı ile güçlü ancak kullanımı kolay bir çalışma kullanmalıdır. Araç, herhangi bir yerden, herhangi bir cihazda diğer ekip üyeleriyle projeleri planlamalarına, organize etmelerine, yürütmelerine ve işbirliği yapmalarına yardımcı olacaktır.

Yeni proje yöneticilerinin, sizin ve ekibinizin işin çeşitli yönlerini tek bir yerden yönetebilmeniz için çok çeşitli güçlü özellikler sunan bir proje yönetimi yazılımı seçmeleri önerilir. Herhangi bir proje yönetimi yazılımının içerdiği ancak bunlarla sınırlı olmayan bazı temel özellikler çevrimiçi prova, zaman takibi, yinelenen görevler, formlar, sohbet, dosya yönetimi, görev yönetimi vb.

4. Açık ve Etkili İletişimi Destekleyin

İyi bir iletişim olmadan bir projeyi yönetmeyi hayal edebiliyor musunuz? Kulağa korkunç geliyor, değil mi?

Proje yönetimi, ekip üyeleriniz, müşterileriniz ve diğer paydaşlarınızla sık sık iletişim kurmanızı ister. Bir rapora göre, bir proje yöneticisinin zamanının %75-90’ı [2] iletişim kurmakla geçer. Mesajın doğru kişilere doğru zamanda, doğru kanallardan iletilmesi önemlidir.

Teslim edilecek bilgilerin türüne bağlı olarak, yeni proje yöneticileri sohbet, gerçek zamanlı güncellemeler, video konferans, e-posta vb. gibi çeşitli iletişim modlarını akıllıca kullanmalıdır.

5. İşlevler Arası Bir Ekip Oluşturun

Ekibim farklı geçmişlere, çeşitli becerilere ve daha da önemlisi farklı bakış açılarına sahip insanlardan oluşuyor. Tüm ekip üyelerinden benzersiz fikirler akarken, grup düşüncesinden ve solo yapmaktan kaçınmama yardımcı oldu.

Yeni proje yöneticilerinin, maksimum iş etkinliği ve minimum sürtünme sağlamak için ideal bir kişilik ve beceriler kombinasyonuna sahip olmak için aşağıdaki ipuçlarını uygulayabilmelerini öneriyorum:

  • Başkalarıyla ne kadar iyi çalışabileceklerini değerlendirmek için her potansiyel ekip üyesinin yumuşak becerilerini değerlendirin.
  • Çevik ve Şelale proje yönetimi metodolojileri hakkında temel bilgilere sahip olmalıdırlar.
  • Proje gereksinimlerinize ve kurumsal hedeflerinize uygun kişileri seçin.
  • İş rolleri ve çabalarının kuruluşun genel başarısına nasıl katkıda bulunduğu konusunda hevesli olmalıdırlar.

6. Çoklu Görevden Kaçının

Bir yönetici olarak göreve başladığımda, yeni role olan hevesim aynı anda birden fazla görev üzerinde çalışmamı sağladı. Az zamanda çok şey yapmak istiyordum. Ancak, çoklu görevlerin işimin kalitesini düşürdüğünü ve sadece beni daha fazla strese soktuğunu fark ettim.

Araştırmalar, bir görevden diğerine geçmenin üretkenlik, dikkat ve odaklanma kaybına neden olduğunu göstermiştir. Yeni bir proje yöneticisi olarak kariyerinize iyi bir başlangıç ​​yapmaya çalışırken böylesine vahim bir durumla karşılaşmak istemeyeceğinizden eminim. Unutmayın, çoklu görev çalışmaz.

Her seferinde bir görev alın, zamanınızı ve dikkatinizi tamamen ona ayırın, planlandığı gibi tamamlayın (yüksek kalite, minimum hata) ve ardından başka bir görev alın.

7. Bir AAR Gerçekleştirin (Eylem Sonrası İnceleme)

Evet, ilk projeni bitirir bitirmez bir sonraki projene geçmek için çok hevesli olduğunu biliyorum. Devam etmek! Yeni bir proje yöneticisi, bir e-Öğrenim projesi tamamlandığında ve teslim edildiğinde, bir proje AAR’si (eylem sonrası inceleme) veya ölüm sonrası proje yürütmenin önemli olduğunu bilmelidir.

Bu alıştırma, projenizde nelerin iyi gittiğini ve nelerin gitmediğini ve bir sonraki projede ekibinizin performansını iyileştirmek için bu hatalardan nasıl ders çıkarabileceğinizi anlamanızı sağlar.

AAR, aşağıdaki gibi sorular ortaya koymaktadır:

  • Proje planlandığı gibi tamamlandı mı? Değilse, o zaman neden bir fark vardı?
  • Ne işe yaradı ve ne işe yaramadı? Neden? Niye?
  • Aynı şeyi ne yapardınız ve neyi farklı yapardınız?

Etkili bir proje AAR’nin iki bileşeni vardır – Bireysel yanıtlar ve Grup yanıtları. Bireysel cevaplar anketler, anketler veya görüşmeler yoluyla kaydedilebilir. Bir grup toplantısı, her ekip üyesinin görüşlerini dile getirmesine ve diğerlerinin açıklamalarına yanıt vermesine olanak tanır.

Son Düşünce

Ondan kaçamazsın. İlk projeniz, pratik deneyiminiz olmadan farklı zorluklarla karşılaştığınız için muhtemelen size uykusuz geceler yaşatacaktır. Ancak, bu her proje yöneticisinde olur.

Anahtar, işleri kendiniz için aşırı karmaşık hale getirmemektir. Temel bilgilerinizi doğru bir şekilde elde etmeye odaklanın ve bu son derece rekabetçi ve ilerici kariyer alanında ilk aksaklıkların üstesinden geldiğinizden ve kendinize bir niş oluşturduğunuzdan emin olmak için yukarıda belirtilen proje yönetimi ipuçlarını uygulayın.

Referanslar

[1] Proje yönetimi istatistikleri (2022)

[2] PMBOK® Kılavuzu

Ek kaynaklar

Çevrimiçi Prova Yazılımına Başlarken

e-Kitap Sürümü: ProofHub

ProofHub

ProofHub, projeleri ve ekipleri tek bir yerden yönetmenin verimli yollarını kolaylaştıran hepsi bir arada bir proje yönetimi ve işbirliği aracıdır.


Kaynak : https://elearningindustry.com/best-elearning-project-management-tips-for-new-managers

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir